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    Señales de que su "Sistema" se quedó corto

    21/07/17 16:06 Barbara Pavan Sistemas ERP

     

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    El éxito en las empresas para lograr armonía entre el servicio que se le presta a los clientes y la motivación de los empleados siempre va de la mano entre otras cosas a su sistema contable, de manufactura, software de inventarios, sistema ERP o donde realizan las funciones laborales, por lo que es importante tener una constante evaluación de la capacidad de su sistema.
     
    ¿Realmente tu herramienta está rindiendo?

    ¿Crees que las funciones que tiene ya son arcaicas y poco amigables?

    Estos son algunos de los tantos síntomas que puede tener tu empresa, que dificultan el rendimiento laboral y los procesos de interacción entre departamentos y seguimiento de tu clientela.

    Algunas Señales de un sistema poco funcional:

    Tardas en realizar tus reportes / informes más de lo debido

    La realización de reportes / informes deberían ser de manera más fácil según el sistema que tengas, algunos hacen más engorroso este proceso teniendo que prepararlos con mucha anticipación y muchas veces nuestro supervisor los requiere de manera inmediata, causando un retraso a tus actividades laborales y tus ganas de demostrar eficiencia y rapidez.

    Necesitas mas información de la que te facilita tu herramienta

    Durante tus procesos bien sea de ventas, realizando una cotización o un simple proceso contable requieres indagar mas en tu propia información cargada, esto sucede mucho en esas herramientas que no son personalizables y no son adaptables a las necesidades de su usuario.

    Quieres explorar pero tu sistema no te deja

    La capacidad de la herramienta no es lo suficientemente buena para indagar en sus datos, quieres saber información más detallada como por ejemplo el proceso de entrega de un producto desde que sale de sus stock hasta que se entrega al cliente, no existen este tipo de seguimientos causando errores o un cálculo errado en su inventario o un inconveniente a la hora de dar seguimiento a sus cliente por no poder registrar dentro de sus sistema todo el seguimiento realizado.

    Errores no humanos a la hora de contabilizar

    En el proceso de contabilizar pueden existir errores comunes por parte del mismo usuario pero existen otros tipos de errores que van por parte del sistema, como al carga de manera errónea un reporte, los problemas que surgen al realizar actualizaciones no compatibles con el sistema, no guardar información de manera correcta, malas configuración a su impresora fiscal o información duplicada.

    Prefieres manejarte en Excel más que en tu sistema

    Si una herramienta no es fácil de manejar para el usuario siempre le parecerá más complejo manejar ciertas cosas dentro del mismo (ej.: reporte de ventas en Excel, planilla, inventario), por ende se sienten más seguros de hacer las cosas a la antigua para el manejo de sus cuentas como lo puede ser un archivo de Excel, causando esto la duplicidad de información y la descentralización de la información.

    No puedes personalizar tu herramienta

    Cuando el usuario debe adaptarse a la herramienta y no la herramienta al usuario es inevitable sentir un poco rechazo al manejar el mismo, ya que cada empresa tiene dinámicas distintas y requerimientos distintos. Se necesita tener una herramienta que pueda adaptarse a las diferentes estructuras de cada empresa.

    Tus datos internos no están protegidos

    La base de datos que se maneja en tu herramienta no está protegida, es accesible a cualquier persona de la compañía causando posibles fraudes o difusión de información confidencial. Muchas Empresas no toman en cuenta este tipo de restricciones por usuario y funciones que pueden causar problemas irremediables y que incluso su herramienta contable no se lo incluye. Al obtener permisos para el uso de módulos por usuario garantizas tener mejor control de la información que le llega a tus empleados.

    El rendimiento de tu personal cada vez es más lento

    Cuando un sistema es arcaico se convierte difícil su manejo para todo lo que tu empresa ya puede estar necesitando, estancan el rendimiento de tu equipo de trabajo y hace pesado su día a día provocando descontento al momento de trabajar y causando resultados menos satisfactorios o peor aún acostumbras a los usuarios a el mal manejo resistiéndose a cambios positivos para mejorar sus actividades como lo puede ser un sistema mas completo.

    En resumen

    Los avances tecnológicos en el ambiente empresarial como los sistemas ERP en Panamá nos permiten agilizar procesos, evita la información duplicada, reduce los tiempos de espera de los clientes garantizando también el seguimiento adecuado del mismo, hace una integración de los procesos administrativos, financieros, ventas, compras, de servicio e inventario y producción según sea el rubro de su empresa evitando las barreras departamentales. Dar el paso a la innovación puede brindarte la solución a muchos problemas de tu sistema actual y reducir el margen de error mejorando el rendimiento laboral y agilizando su trabajo.

    Evalúe su sistema 

    Barbara Pavan

    Escrito por Barbara Pavan

    Barbara Pavan es especialista en marketing con más de 7 años de experiencia en gestión de medios publicitarios. Como miembro del equipo de mercadeo de TopManage se ha especializado en la generación de prospectos y creación de contenido publicitario.